Voor mij is effectiviteit dat de juiste activiteiten worden gedaan en efficiëntie dat deze activiteiten juist worden gedaan. De eerste stap is dus effectief werken en de tweede stap efficiënt werken. Oftewel: de juiste dingen op de juiste wijze doen. Dit is mij met de paplepel ingegoten door de eerste projectleider waarmee ik heb gewerkt.

In 2010 werd er 32 kilometer pijpleiding aangelegd tussen Esveld en Angerlo. Dit project was onderdeel van de gasrotonde die in Nederland werd aangelegd. De projectorganisatie was een bedrijf op zich. Op hoogtijdagen waren er op het tracé meer dan 250 mensen tegelijk aan het werk. De dagelijkse aansturing was in handen van een projectleider. Zodra het woord kwaliteit viel, kwam uit zijn mond de opmerking “kwaliteit is alles in één keer goed doen”.

Bouw

Voor hem lag de focus op efficiëntie. Vanuit zijn perspectief een hele logische gedachten. Zodra de leiding in de grond ligt, moet deze volledig aan de specificaties van de opdrachtgever voldoen. De integriteit van de leiding moet gegarandeerd zijn. Allereerst vanuit veiligheidsperspectief, maar daarnaast ook vanuit duurzaamheidsperspectief. Alle lassen moeten volledig dicht zijn en tevens moet de coating een lange levensduur van de leiding garanderen. Lekkages in de coating zijn funest. Dan kan de leiding gaan roesten.

Na het leggen en aanvullen van de leiding wordt deze getest op dichtheid en op sterkte. Daarnaast wordt middels een stroomopdrukproef gemeten of de coating volledig dicht is. Is dit niet het geval, dan betekent dit een behoorlijke kostenpost. Er zal weer bemaling moeten worden geplaatst en de leiding zal weer moeten worden opgegraven om de fout te herstellen. De kosten zijn al snel een aantal tienduizenden euro’s. Afhankelijk van de locatie kunnen deze kosten nog veel hoger oplopen. Dit drukt natuurlijk het projectresultaat. Daarom was de projectleider enorm gefocust op de efficiëntie. De leiding moest in één keer goed de grond is.

Industrie

In een productieomgeving worden de termen effectiviteit en efficiëntie nog weleens anders uitgelegd. Iemand die effectief werkt die doet zijn of haar werkzaamheden goed en iemand die efficiënt werkt, doet het werk snel. Effectiviteit en efficiëntie gaan hand in hand. Iemand kan heel snel werken, maar als deze niet de juiste werkzaamheden verricht of de werkzaamheden niet op het juiste moment verricht, is het resultaat nog niet optimaal.

Stel dat bij een orderwissel de machine instellingen moeten worden aangepast. De operator werkt ontzettend snel en maakt alle onderdelen die uit de machine komen direct schoon. Handig want dan kunnen deze onderdelen weer gebruikt worden als dezelfde order opnieuw geproduceerd moet worden. Ondertussen staat de machine stil. Een college kan minder snel werken, maar doet het schoonmaken pas als de machine is omgesteld en weer produceert. De medewerker wekt minder snel, maar het proces gaat wel efficiënter doordat de omsteltijden korter zijn. Alleen hard werken is dus niet genoeg. De juiste activiteiten moeten ook op het juiste moment worden uitgevoerd.

Procesgerichte benadering

Leveren van kwaliteit is voor mij het effectief en efficiënt voldoen aan de verwachtingen van de klant. Eenvoudiger gesteld  gaat het om het uitvoeren van de juiste activiteiten op de juiste wijze en op het juiste moment. Dit is waar kwaliteitsmanagement om draait. Het doel is een tevreden klant en beheerst proces. De norm ISO 9001:2015 kan hierbij als hulpmiddel worden gebruikt.

Deze norm is gebaseerd op de procesbenadering. Dit betekent dat de onderling samenhangende processen als systeem moet worden gezien en dat het managen hiervan ertoe moet leiden dat de beoogde resultaten worden behaald. Daarom moeten de processen op systematische wijze worden gedefinieerd en gemanaged vanuit de PDCA-gedachte. Dit staat voor de activiteiten plan, do, check en act. De borging is het maken van een plan. Gedurende de uitvoering (do) wordt bewaakt (check) of het plan de juiste resultaten geeft en indien dit niet het geval is, moet er actie worden ondernomen (act). Dit PDCA-cyclus loopt als rode draad door de norm.

Kwaliteitsmanagementsysteem

In de ISO 9001 norm van 2015 is geen sprake van verplichte procedures. Toch worden er wel een aantal documenten genoemd die onderdeel moeten zijn van het kwaliteitsmanagementsysteem. Eén van de verplichte documenten zijn de procesbeschrijvingen. En dit is niet zonder reden. De norm verlangt dat de organisatie de benodigde input en verwachte output van ieder proces vaststelt en daarnaast ook de interactie tussen de processen vaststelt. Dit is de eerste stap naar het inrichten van een effectief en efficiënt proces.

Effectiviteit

In de ideale situatie bestaat elk proces enkel uit activiteiten die waarde toevoegen. Toegevoegde waarde voor de klant, maar ook activiteiten die noodzakelijk zijn om het bedrijf draaiende te houden hebben toegevoegde waarde. Activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben, kunnen als verspilling worden beschouwd. Het nadenken over de noodzakelijke output van een proces helpt bij het effectief inrichten van processen. Activiteiten die leiden tot output niet noodzakelijk is, kunnen wellicht worden geëlimineerd.

Efficiëntie

De volgorde en interactie tussen processen vaststellen, is vervolgens een aanzet tot het verbeteren van de efficiëntie. Op de knooppunten tussen processen is vaak winst te behalen. De activiteiten die waarde toevoegen moeten optimaal op elkaar worden afgestemd. De overdracht tussen processen is niet altijd heel efficiënt. In knooppunten kunnen opstoppingen ontstaan doordat de processen niet optimaal op elkaar aansluiten. Mogelijke gevolgen zijn wachttijden, oplopen van tussenvoorraden, langere doorlooptijden en minder leverflexibiliteit.

Klantgerichtheid

Minder flexibiliteit in het proces en langere doorlooptijden hebben nadelige effecten voor klanten. Hierdoor zullen de levertijden ook langer worden. Daarom is procesbeheersing essentieel. In de ideale situatie wordt een order geproduceerd als de klant er om heeft gevraagd. Dit betekent een korte levertijd en lage voorraadkosten. Dit blijkt in de praktijk niet altijd haalbaar Daarom is het productieproces vaak een combinatie tussen make to stock en make to order. In sommige gevallen is het eerste deel van de productie make tot stock. Vanaf het klantorderontkoppelingspunt (KOOP) wordt er vervolgens make tot order geproduceerd. De mogelijkheden zijn enerzijds sectorafhankelijk, maar anderzijds zijn de mogelijkheden ook bedrijfsspecifiek.

Doelstellingen

Belangrijk is dat een bedrijf de doelen helder heeft. De stip aan de horizon heeft gezet en dus weet waar het naartoe wil ontwikkelen. Vervolgens kan de systematiek van de ISO 9001 helpen bij het gestructureerd verbeteren van het proces. Vanuit de norm geldt de verplichting voor bedrijven om kwaliteitsdoelstellingen vast te stellen. Hier moet een actieplan aan worden gekoppeld. Gedurende de uitvoering van de actieplannen moet de voortgang worden gemonitord. Indien de gewenste resultaten niet lijken te worden gehaald, zal het actieplan moeten worden bijgesteld. Daarnaast vindt er ook nog een evaluatie plaats middels een management review. Daarbij moet ook de doeltreffendheid van de acties worden meegewogen.

Continue verbetering

Het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie is een continu proces. Er blijft altijd ruimte om verder te verbeteren en daarnaast kunnen producten of producteisen ook wijzigen, waardoor de processen veranderen. De PDCA-cyclus helpt bedrijven bij het gestructureerd en systematisch aanpakken van het verbeterproces. De organisatie moet nadenken over issues en eisen van belanghebbenden. Als hierin iets in wijzigt, kunnen er kansen of risico’s ontstaan. Er moet een actieplan worden opgesteld om de risico’s en kansen op te pakken. Hierdoor blijft de organisatie constant in beweging. Het proces van optimaliseren zal altijd doorgaan.

Wilt u meer informatie over de dienstverlening van Quality Management Support Slagter of bent u nieuwsgierig geworden wat QMSS voor u kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op.