De ISO-normen voor Kwaliteitsmanagement (ISO 9001) en milieumanagement (ISO 14001) zijn in 2015 vervangen door vernieuwde versies die beiden dezelfde structuur hebben. Dit wordt de High Level Structure genoemd. In navolging van de ISO 9001 en ISO 14001 werd in 2018 de ISO 45000 (gezond en veilig werken) geïntroduceerd als vervanger van de OHSAS 18001. Hoewel de onderwerpen verschillend zijn, is de hoofstukindeling voor alle drie normen gelijk:

1. Onderwerp en toepassingsgebied
2. Normatieve verwijzingen
3. Termen en definities
4. Context van de organisatie
5. Leiderschap
6. Planning
7. Ondersteuning
8. Uitvoering
9. Evaluatie van de prestaties
10. Verbetering

PDCA

Net als bij de eerdere versies van de ISO-normen is de PDCA-cyclus een belangrijke basis. Deze gedachtegang is niet gewijzigd met de introductie van de High Level Structure. Door de stappen plan – do – check – act te blijven doorlopen wordt invulling gegeven aan continu verbeteren. In de hoofdstukindeling van de ISO-normen is de PDCA-cyclus duidelijk herkenbaar.

Plan

Onder plan wordt verstaan het vaststellen van de doelstellingen, bijbehorende acties en benodigde middelen om te voldoen aan de eisen en verwachtingen, risico’s te elimineren en kansen te benutten. In hoofdstuk 4 staat beschreven dat alle factoren die invloed hebben op het managementsysteem in kaart moeten worden gebracht. Daarnaast moet de organisatie ook vaststellen wie haar belanghebbenden zijn en welke eisen zij hebben. Op basis van deze analyses kan bepaald worden welke thema’s belangrijk zijn voor de organisatie. In hoofdstuk 6 staat beschreven dat voor deze thema’s de risico’s en kansen geïnventariseerd moeten worden en dat er doelstellingen en een bijbehorend actieplan moeten worden opgesteld.

Do

Do is het uitvoeren van de vastgestelde acties met als doel het voldoen aan de eisen en verwachtingen, risico’s te elimineren en kansen te benutten. In hoofdstuk 7 worden eisen gesteld aan de ondersteuning van het proces en hoofdstuk 8 beschrijft de eisen aan de uitvoering van het proces.

Check

Check is de monitoring en rapportage van de effectiviteit van het actieplan. Dit wordt in hoofdstuk 9 van de norm behandeld. Niet alleen de doeltreffendheid van het actieplan moet worden gemonitord, maar ook de mate waarin wordt voldaan aan de geldende eisen en verwachtingen van klanten en andere belanghebbenden.

Act

Het ondernemen van acties om de prestaties te verbeteren wordt act genoemd. Hoofdstuk 10 beschrijft de eisen aan continue verbetering. Er wordt omschreven wat de organisatie moet doen als de resultaten niet overeenkomen met de verwachtingen.

Ten opzichte van de ISO-normen uit 2008 zit het grootste verschil bij plan. Het risicogebaseerd denken is veel meer aanwezig in de ISO-normen met de High Level Structure.

Risicomanagement

Het verantwoord omgaan met risico’s en het benutten van kansen is essentieel bij ondernemen. Daarom is het belangrijk om helder te hebben wat de risico’s en kansen zijn. Hiervoor is het heel zinvol om de belangen van stakeholders en de belangrijke factoren te bepalen en periodiek te evalueren. Wijzigingen in wet- en regelgeving of in de markt kan immers nieuwe risico’s met zich meebrengen of juist kansen opleveren. Soms kan een risico ook worden omgebogen naar een kans.

Stakeholderanalyse

Sinds de introductie van de High Level Structure moet zowel vanuit de ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 14001 (milieumanagement) als ISO 45001 (gezond en veilig werken) de belanghebbenden en hun belangen in kaart worden gebracht. Als bedrijven wordt gevraagd wie hun belangrijkste stakeholder is, zal de klant op de eerste plaats worden gezet. Vanuit de gedachte van de ISO 9001 is dit de belangrijkste stakeholder, maar er zijn er uiteraard veel meer.

De norm ISO 14001 gaat over milieumanagement. Deze norm heeft tot doel om de negatieve gevolgen van de bedrijfsactiviteiten op het milieu te verminderen. Dit betekent enerzijds dat bedrijven eigen doelstellingen moeten opstellen om de operationele milieubescherming duurzaam verbeteren, maar anderzijds ook dat ze volledig moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Er zal moeten worden voldaan aan de Wet Milieubeheer en mogelijk zijn ook delen van de Wet Natuurbescherming van toepassing. Bijvoorbeeld als er sprake is van stikstofdepositie. Achter deze wetgeving schuilen weer verschillende stakeholders, zoals bijvoorbeeld de Omgevingsdienst.

De norm ISO 45001 heeft betrekking op gezond en veilig werken. De belangrijkste stakeholder zijn de werknemers, maar ook hierbij geldt dat er meer zijn. Ook vanuit deze norm is het vereist dat er volledig aan de wet- en regelgeving wordt gedaan. De toezichthouder hierop is de Inspectie SZW en dit is dus ook een stakeholder.

Er zijn een aantal stakeholders benoemd, maar er zijn er nog veel meer te bedenken. Wat ik heb proberen duidelijk te maken, is dat de systematiek voor de verschillende normen gelijk is en dat enkel het onderwerp verschillend is. Wanneer een bedrijf ISO 9001 gecertificeerd is en dit wil uitbreiden met de norm ISO 45001, moet het bedrijf gezond en veilig werken meenemen in de stakeholdersanalyse. Het systeem blijft gelijk, er komt enkel een extra onderwerp bij. Ditzelfde geldt ook voor de vaststelling van belangrijke factoren. Dit is een groot voordeel van de HIgh Level Structure.

SWOT-analyse

De vaststelling en evaluatie van de belangrijke factoren kan niet los worden gezien van een stakeholdersanalyse. Dit hangt in elkaar samen. Aan de externe belangrijke factoren zijn nagenoeg altijd stakeholders gekoppeld. Door periodiek met het management de stakeholders analyse en de belangrijke factoren te evalueren, worden nieuwe risico’s en kansen geïnventariseerd.

Een instrument dat gebruikt kan worden voor de inventarisatie en evaluatie van de belangrijke factoren is de SWOT-analyse. SWOT staat voor strengths (sterktes), weaknesses (zwaktes), opportunities (kansen) en threats (bedreigingen). In het Nederlands wordt de SWOT de sterkte-zwakteanalyse genoemd. In de norm wordt onderscheid gemaakt tussen interne belangrijke factoren en externe belangrijk factoren. De SWOT-analyse kent dit onderscheid ook. De sterktes en zwaktes zijn gericht op de interne organisatie en beschrijven waar de organisatie goed in is en wat er beter kan, terwijl de kansen en bedreigingen juist naar de invloeden van buitenaf kijkt, zoals bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving of veranderingen in de markt.

De SWOT-analyse instrument dat prima aansluit op de High Level Structure en dus zowel voor de onderwerpen kwaliteitsmanagement, milieumanagement als gezond en veilig werken kan worden ingezet. In het geval van de ISO 9001 zullen de verschillende milieu-aspecten moeten worden beoordeeld bij de interne belangrijke factoren. En de ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving zullen terugkomen bij de externe belangrijke factoren. De ontwikkelingen rondom het Programma Aanpak Stikstof (PAS) heeft bijvoorbeeld mogelijk gevolgen voor de mogelijkheden om de activiteiten uit te breiden.

Jaarplan

De SWOT-analyse resulteert in een overzicht van kansen en risico’s. Aan de belangrijkste risico’s en kansen moeten vervolgens doelstellingen en acties worden gekoppeld die gedurende het jaar moeten worden gemonitord. Het proces van vaststellen van doelstellingen en het monitoren van de bijbehorende acties wordt ook wel het jaarplanproces genoemd. Zoals de SWOT-analyse de onderwerpen kwaliteitsmanagement, milieumanagement en gezond en veilig werken kan bevatten, zal het jaarplan kunnen bestaan uit doelstellingen als het verminderen van het aantal klantklachten, het reduceren van de NOₓ-emissie en het beveiligen van machines.

Door de stakeholdersanalyse, de SWOT analyse  en het vaststellen van doelstellingen en bijhorende acties als management gezamenlijk te doen, kan heel doelgericht worden gewerkt. Het gezamenlijk vaststellen van bedrijfsdoelstellingen en bijbehorende acties zorgt dat het hele management zich verantwoordelijk gaat voelen voor het behalen van deze resultaten, waardoor de kans op suboptimalisatie wordt verkleind. Iedere afdeling gaat dezelfde doelen najagen. Het is daarbij ook essentieel om de resultaten gezamenlijk te monitoren en successen met elkaar te vieren. Als met elkaar ergens aan gewerkt wordt, is het ook belangrijk om met elkaar stil te staan bij het succes. Dit vergroot de betrokkenheid bij medewerkers.

Voordelen van de High Level Structure

De High Level Structure maakt het mogelijk om met één systeem effectief en efficiënt aan verschillende ISO-normen te voldoen. Het bedrijfsproces is eenduidig en er hoeven niet meerdere processen langs elkaar te lopen. De denkwijze is voor alle normen gelijk, alleen het onderwerp verschilt. Wanneer het gedachtengoed van de ISO 9001 goed is uitwerkt, kunnen de normen ISO 14001 en ISO 45001 eenvoudig geïntegreerd wordt. En andersom geldt uiteraard ook. Eerst ISO 14001 of ISO 45001 en dan de anderen. Dit is dus het grote voordeel van de High Level Structure.

QMSS & High Level Structure

Quality Management Support Slagter helpt bedrijven bij het inrichten van hun managementprocessen. Voor bedrijven die zich willen certificeren voor de ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001, maar ook voor bedrijven die de meerwaarde van hun certificering willen vergroten. Quality Management Support Slagter helpt graag bij deze uitdaging!

Wilt u meer informatie over de dienstverlening van Quality Management Support Slagter of bent u nieuwsgierig geworden wat QMSS voor u kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op.