We zijn heel tevreden over onze management review. Onze adviseur heeft deze voor ons opgesteld en deze ziet er veel beter uit dan die van vorig jaar. Als ik dergelijke teksten hoor, ben ik altijd heel benieuwd wat het bedrijf met de management review doet. Helaas zijn er bedrijven die de management review enkel schrijven om tijdens de audit aan de norm te voldoen. In mijn ogen is dit een gemiste kans.

Voor de ISO 9001 certificering moet de management review of in het Nederlands directiebeoordeling aan een aantal eisen voldoen. Er worden eisen gesteld aan de input en aan de output. Maar ook staat het doel van de management review in de norm beschreven. De geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem moet worden bewaakt. Het is belangrijk dat het kwaliteitsmanagementsysteem toegevoegde waarde heeft voor de organisatie. Daarom moet ook worden beoordeeld of het kwaliteitsmanagementsysteem is afgestemd op de strategische richting van de organisatie. De frequentie van dit evaluatieproces is omschreven als met geplande tussenpozen. Het is belangrijk om het doel van de management review niet uit het oog te verliezen.

Certificeringsaudit

In de norm ISO 9001 wordt de management review dus als een proces beschouwd. Er wordt in de norm gesteld dat het bedrijf gedocumenteerde informatie moet bijhouden als bewijs van de resultaten van de directiebeoordeling. Dit betekent dat de organisatie middels een document moet aantonen dat de management review is uitgevoerd. Tijdens een certificeringsaudit voor de ISO 9001 zal de auditor aan de hand van het document beoordelen of het proces voldoende is uitgevoerd. De auditor zal beoordelen of alle onderwerpen die bij de input staan voorgeschreven in de norm zijn overwogen en of de uitkomsten voldoen aan de outputeisen die in de norm worden gesteld.

Input voor de management review

De management review is een terugblik over de afgelopen periode waarbij de ontwikkeling van de organisatie wordt geëvalueerd aan de hand van een aantal aspecten. Welke aspecten dit minimaal moeten zijn, staat in de norm ISO 9001 beschreven bij inputs voor directiebeoordeling.

Acties uit voorgaande directiebeoordelingen

De acties die zijn vastgesteld in de voorgaande management review moeten worden geëvalueerd op doeltreffendheid. Zolang acties niet zijn afgerond, zullen deze tijdens de management review terug moeten komen.

Wijzigingen in externe en interne belangrijke punten

Veranderingen in de wetgeving, economische ontwikkelingen of technologische mogelijkheden kunnen veel impact hebben op bedrijven. Het kan kansen bieden, maar er kan ook een hoger bedrijfsrisico ontstaan. Daarom is het belangrijk om de externe en interne belangrijke punten (issues) periodiek te evalueren. In de management review moeten daarom de belangrijkste conclusies worden opgenomen.

Prestaties en doeltreffendheid

De trends ten aanzien van klanttevredenheid, afwijkingen, auditresultaten en prestaties van leveranciers moeten worden opgenomen in de managementreview. Daarnaast moet het behalen van de kwaliteitsdoelstellingen worden geëvalueerd, evenals de resultaten van monitoring en meting. Tot slot wordt er nog een uitspraak verwacht over de prestaties van processen en het voldoen aan de producteisen of de eisen van diensten.

Toereikendheid van middelen

Het is enorm waardevol om doelstellingen vast te leggen en acties vast te stellen. Wel is het essentieel dat de medewerkers dan ook worden gefaciliteerd in middelen die nodig zijn om de acties uit te voeren. Daarom moet in de management review worden meegewogen of de middelen die zijn aangereikt voldoende toereikend zijn voor de medewerkers om allereerst hun werk uit te voeren en daarnaast verbetering te realiseren.

Doeltreffendheid acties met betrekking tot risico’s en kansen

Risicomanagement is ten opzichte van de norm ISO 9001:2008 veel belangrijker geworden in de norm ISO 9001:2015. Op basis van de externe en interne belangrijke punten (issues) in combinatie met eisen van belanghebbenden kunnen kansen en risico’s worden vastgesteld. Vervolgens is het belangrijk deze kansen en risico’s te prioriteren en hier acties aan te koppelen. Uiteraard moet de doeltreffendheid van de vastgestelde acties weer worden geëvalueerd.

Kansen voor verbetering

Het resultaat van de voorgaande management review waren kansen voor verbetering. Ook hieraan zullen acties zijn gekoppeld die in de nieuwe management review weer geëvalueerd kunnen worden. Daarnaast is het belangrijk om te beoordelen of de kansen nog steeds als kans kunnen worden beschouwd. Het is mogelijk dat er ontwikkelingen zijn geweest, waardoor er geen sprake meer is van een kans. Of nog erger: een kans kan ook een risico zijn geworden.  

Output van de management review

De evaluatie van de input van de management review moet resulteren in weloverwogen uitput. De evaluatie van de input kan worden gezien als een middel, de output is het doel. Dit moet de organisatie helpen bij het continu verbeteren.

Kansen voor verbetering

Ondernemen is het aangaan van verantwoorde risico’s en het benutten van kansen. Stilstand is achteruitgang. Daarom is het essentieel om geen kansen te laten liggen. De management review is een middel om kansen vast te stellen. Daarom zijn kansen belangrijke output van de management review.

Noodzakelijke wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem

Ontwikkelingen kunnen ook resulteren in de noodzaak om het kwaliteitsmanagementsysteem te actualiseren. Het is belangrijk om de noodzakelijke wijzigingen vast te stellen en hier opvolging aan te geven.

Behoefte aan middelen

De organisatie moet gefaciliteerd worden in de middelen die nodig zijn om de bedrijfsprocessen uit te voeren en om de vastgestelde kansen op te kunnen pakken. Daarom moet in de management review worden vastgesteld welke middelen er nodig zijn en welke investeringen er dus moeten worden gedaan.

Het proces van de management review

De input en uitput van de management review is duidelijk omschreven in de norm ISO 9001. Maar het proces is niet omschreven. De organisatie heeft alle vrijheid om invulling te geven aan dit proces. Sommige bedrijven laten een adviseur een management review opstellen. Vanuit de organisatie wordt de gevraagde informatie aangeleverd en de adviseur stelt het document samen. In deze situaties lijkt het document het doel te zijn geworden.

Uiteindelijk moet niet het document het doel zijn, maar de uitkomst van het proces. De management review zou een document van het management moet zijn. Het proces door hen laten uitvoeren, vergroot de betrokkenheid bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarnaast is er draagvlak voor de uitkomst van het proces en wordt de noodzaak gezien om invulling te geven aan de vastgestelde kansen.

MT meetings

Een mogelijkheid is om de management review te laten uitvoeren tijdens MT meetings. Natuurlijk kan dit in een jaarlijkse meeting voor de management review worden ingepland, maar het is ook mogelijk om de onderwerpen gedurende het jaar tijdens de MT-vergaderingen te bespreken. Dan is er niet één moment, maar worden de verschillende onderwerpen vaker geëvalueerd en op het moment dat het actueel is. De overwegingen en de uitkomsten kunnen dan worden opgenomen in de MT-verslagen. De norm ISO 9001 biedt deze ruimte. In de norm wordt immers voorgeschreven dat de directieboordeling met geplande tussenpozen moet worden uitgevoerd.

QMSS en de management review

QMSS ondersteunt bedrijven bij het effectief en efficiënt inrichten van hun bedrijfsprocessen. Dit kunnen zowel managementprocessen als operationele processen zijn. De management review is hier een voorbeeld van. Het is een proces dat de meeste bedrijven wel uitvoeren, maar niet allemaal gestructureerd vastleggen. Door de management review te integreren in reguliere MT-vergaderingen is er geen sprake van een ingrijpende verandering. De grootste aanpassing is een wijziging in de agendastructuur. Uiteraard is het wel belangrijk om de overwegingen en uitkomsten van de management review systematisch vast te leggen. Ook hier kan QMSS de juiste tools voor aanreiken.

Wilt u meer informatie over de dienstverlening van Quality Management Support Slagter of bent u nieuwsgierig geworden wat QMSS voor u kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op.